Standardkontraktsbestemmelser
( januar 2020 – rev Frame juni 2021)
i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysninger
mellem
Kunden
herefter ”den dataansvarlige”
og
Frame ApS
CVR 42049581
Bragesgade 8B,
2200 København N
Danmark
herefter ”databehandleren”
der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”
HAR AFTALT følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder
- Indhold
3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser
4. Databehandleren handler efter instruks
7. Anvendelse af underdatabehandlere
8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer
9. Bistand til den dataansvarlige
10. Underretning om brud på persondatasikkerheden
11. Sletning og returnering af oplysninger
12. Revision, herunder inspektion
13. Parternes aftale om andre forhold
15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren
16. Honorering for assistance under denne aftale
Bilag A Oplysninger om behandlingen
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger
- Personoplysninger
- Profiloplysninger
- Uploadede dokumenter og filer
- Inddatering i fritekstfelter
- Særlige kategorier af personoplysninger
- Opdateringer til platformen
Bilag D Parternes regulering af andre forhold
- Præambel
- Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
- Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).
- I forbindelse med leveringen at FRAME behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.
- Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.
- Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.
- Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.
- Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.
- Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.
- Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke af omfattet af Bestemmelserne.
- Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.
- Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.
- Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser
- Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes[1] nationale ret og disse Bestemmelser.
- Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.
- Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.
- Databehandleren handler efter instruks
- Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.
- Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.
- Fortrolighed
- Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.
- Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.
- Behandlingssikkerhed
- Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.
Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:
- Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
- evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester
- evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
- en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.
- Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.
- Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.
Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C. - Anvendelse af underdatabehandlere
- Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).
- Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.
- Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 14 dages varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.
- Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen. - Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.
- Udgår
- Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.
- Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer
- Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.
- Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.
- Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:
- overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation
- overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland
- behandle personoplysningerne i et tredjeland
- Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.
- Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.
- Bistand til den dataansvarlige
- Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III. Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:
- oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
- oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
- indsigtsretten
- retten til berigtigelse
- retten til sletning (”retten til at blive glemt”)
- retten til begrænsning af behandling
- underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling
- retten til dataportabilitet
- retten til indsigelse
- retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering
- I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:
- den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder
- den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
- den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)
- den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.
- Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.
- Underretning om brud på persondatasikkerheden
- Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.
- Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 24 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.
- I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:
- karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger
- de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
- de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.
- Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.
- Sletning og returnering af oplysninger
- Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige og bekræfte over for den dataansvarlig, at oplysningerne er slettet medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.
- Revision, herunder inspektion
- Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.
- Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmere angivet i Bilag C.7. og C.8.
- Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.
- Parternes aftale om andre forhold
- Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.
- Ikrafttræden og ophør
- Bestemmelserne træder i kraft på datoen, hvor Den Dataansvarlige tager platformen i brug
- Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.
- Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.
- Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftlig varsel af begge parter.
- Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren
- Den Dataansvarlige (Kunden) skal oplyse kontaktperson ved projektets opstart.
- Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersoner.
- Kontakt til Databehandleren kan ske til følgende:
Navn: Jesper Ring
Stilling: CEO
Telefonnummer: +45 5077 8840
E-mail: jr@openframe.org
- Honorering for assistance under denne aftale
- Frame er berettiget til særskilt honorering efter forbrug for assistance/bistand i relation til den dataansvarliges forpligtelser og påkrav omfattet af databehandleraftalens §6.3, §7.5, §9, §10, §11 og §12 inkl. tilhørende bilag.
Bilag A – Oplysninger om behandlingen
A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige
Formålet med behandlingen af personoplysninger er at gøre indsamlingen og opbevaringen af dokumentation i den dataansvarliges byggeprocesser nem, hurtig og effektiv.
A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)
Det drejer sig primært om at levere et it-system som gør indsamling, opbevaring og videreformidling af oplysninger om byggeprocesser til og fra relevante interessenter effektiv.
A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede
Kontaktoplysninger, herunder navn, e-mail, telefonnummer på de registrerede brugere.
Projektoplysninger, herunder oplysninger om bygninger, byggeforhold, byggeplaner samt tekst og kommentarer som brugerne kan indtaste i fritekstfelter.
Dokumentoplysninger, herunder konkrete oplysninger om byggeprojekter.
A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede
- Medarbejdere hos den dataansvarlige
- Interessenter i byggeprojektet herunder ansatte hos myndigheder, rådgivere, konsulenter, bygherrer, entreprenører og andre der er involveret i byggeprocessen
A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed
Indtil aftalen opsiges
Bilag B – Underdatabehandlere
B.1. Godkendte underdatabehandlere
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdatabehandlere
| NAVN | CVR | ADRESSE | BESKRIVELSE AF BEHANDLING |
| Amazon Web Services, Dansk filial af Amazon Web Services EMEA SARL, Luxembourg | 39009323 | Lyskær 3 C 1 tv, 2730 Herlev | Opbevaring af oplysninger, datastorage. Herunder opbevaring af filer og database.Afvikling og drift af webapplikation samt afvikling af baggrundsprocesser |
| Google LLC, Google Ireland Limited.DK filial: | 28866984 | Sankt Petri Passage 5, 2.1165 København K | Google Workspace anvendes til dokumenthåndtering, præsentationer, kommunikation mv. |
| Upodi ApS | 38558862 | Åbogade 25, st., 8200 Aarhus N | Abonnementsstyringssystem til håndtering og fakturering af licenser |
| Pipedrive OÜ | – | Mustamäe tee 3a Tallinn 10615, Estonia | CRM-system |
| Visma e-conomic a/s | 29403473 | Langebrogade 11411 København K | E-conomic anvendes som regnskabssystem til posteringer, fakturering mv. |
| The Rocket Science Group LLC d/b/a Mailchimp | – | 675 Ponce de Leon Ave NE, Suite 5000 Atlanta, GA 30308 USA | Mailchimp anvendes til nyhedsbreve og modtageren kan til enhver tid afmelde nyhedsmails. |
| AgileLeanHouse A/S | 30279751 | Niels Finsensvej 20 – DK-7100 Vejle, Denmark | Teknisk udvikling af Frame platformen. |
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden den dataansvarliges skriftlige godkendelse – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet.
B.2. Varsel for godkendelse af underdatabehandlere
Ved brug af nye underdatabehandlere varsles dette indenfor 14 dage før ibrugtagning.
Bilag C – Instruks vedrørende behandling af personoplysninger
C.1. Behandlingens genstand/instruks
Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:
Databehandleren leverer en digital platform ”Frame” til håndtering af data i forbindelse med Dataansvarliges byggeprojekter. Platformen er udviklet til effektiv håndtering af processer, kommunikation, vurderinger, beregninger, dokumentation mv. på baggrund af de data, som brugerne i hvert projekt uploader og inddaterer.
Dataansvarlige inviterer selv brugere fra egen og andre organisationer til hvert projekt, og opfordrer hver bruger til at arbejde med de aftalte data. Den dataansvarlige er i den forbindelse ansvarlig for at instruere alle brugere i forhold til, hvordan data skal behandles, hvilke data der må uploades og bearbejdes samt med hvem de må deles.
Den dataansvarliges brugere tilgår selv platformen via en browser og egne brugernavne og adgangskoder, hvorfor databehandler ikke egenhændigt tilgår projektdata medmindre den dataansvarlige eller den dataansvarliges inviterede brugere anmoder herom via Frame ApS’ supportfunktion.
Personoplysninger
Data kan være i form af profiloplysninger for hver bruger, uploadede dokumenter og filer samt
inddateringer i fritekstfelter.
Profiloplysninger
For hver bruger registreres som minimum e-mailadresse, der anvendes som brugernavn. Dette brugernavn må ikke ændres, da det er den dataansvarliges ønske at kunne identificere en brugers handlinger i hvert projekt. Derudover kan en bruger på frivillig basis oplyse navn, telefonnummer, adresse, titel og organisation/virksomhed.
Det er den dataansvarlige, der instruerer brugerne i korrekt håndtering af disse
personoplysninger. I rapporter og i logfiler skal brugeren kunne identificeres ved mailadresse (eller ved navn hvis indtastet), således det registreres, hvem der har foretaget den konkrete inddatering eller handling.
Øvrige profiloplysninger skal være tilgængelige for andre brugere i et konkret projekt eller for
Den dataansvarliges ansatte med rettigheder hertil, men skal kunne slettes eller ændres, hvis brugeren måtte ønske dette.
En brugers oplysninger skal slettes sammen med øvrige data, når et projekt afsluttes af den dataansvarlige. Et projekt skal automatisk slettes, når den dataansvarlige ikke har betalt for platformen/servicen i 3 sammenhængende måneder.
Uploadede dokumenter og filer
Brugerne kan frit uploade dokumenter og filer, og det er den dataansvarlige, der instruerer brugerne i korrekt håndtering af personoplysninger i den forbindelse. Brugerne må ikke selv kunne slette uploadede dokumenter og filer, da disse af dokumentationshensyn skal være tilgængelige i projektet, men den dataansvarlige kan instruere databehandler om sletning af specifikke dokumenter og filer.
Uploadede dokumenter og filer skal slettes sammen med øvrige data, når et projekt afsluttes af den dataansvarlige. Et projekt skal automatisk slettes, når den dataansvarlige ikke har betalt for platformen/servicen i 3 sammenhængende måneder.
Inddatering i fritekstfelter
Brugerne kan frit indskrive personoplysninger i fritekstfelter i platformen. Det er den dataansvarlige, der instruerer brugerne i korrekt håndtering af personoplysninger i den forbindelse. Brugerne skal via projektets udpegede Bæredygtighedsleder selv kunne slette og ændre tekst i fritekstfelter, således den nye/rettede tekst vises i rapporterne fremadrettet fra rettelsestidspunktet. Inddateringer skal fortsat kunne ses af logfiler.
Input i fritekstfelter skal slettes sammen med øvrige data, når et projekt afsluttes af den dataansvarlige. Et projekt skal automatisk slettes, når Kunden ikke har betalt for platformen/servicen i 3 sammenhængende måneder.
Særlige kategorier af personoplysninger
Frame ApS skal ikke håndtere særlige kategorier af personoplysninger for den dataansvarlige. Den dataansvarlige er ansvarlig for at instruere inviterede brugere i korrekt håndtering af personoplysninger.
Opdateringer til platformen
Databehandleren instrueres i at oplyse den dataansvarlige og brugerne om nye features/opdateringer af platformen, der kan have betydning for, hvilke data der behandles og hvordan data behandles. Denne orientering skal ske gennem fx mails til brugerne. Alle brugere skal oplyses om dette forhold via en brugeraftale, når de opretter deres profil på platformen.
Databehandleren skal have formelle procedurer til sikring af, at opdateringer bliver vurderet og implementeret inden for rimelig tid.
For kritiske sikkerhedsopdateringer skal databehandleren have procedurer, der sikrer at disse – så vidt muligt – kan gennemføres inden for 48 timer.
C.2. Behandlingssikkerhed
Sikkerhedsniveauet skal afspejle:
At tjenesten behandler personoplysninger. Tjenesten skal leveres med et sikkerhedsniveau som minimerer risici for at personoplysninger kan misbruges eller at de registrerede på anden vis får krænket deres rettigheder. Behandlingen vedrører dog kun få personoplysninger om de registrerede, og den samlede mængde af personoplysninger er begrænset. Der indsamles ikke oplysninger i særlige kategorier, oplysninger om strafferetsdomme eller oplysninger som f.eks. CPR-numre. Endvidere vurderes det at de indsamlede oplysninger kun i meget begrænset grad vil kunne misbruges. Det er vigtigt at personoplysninger ikke er frit tilgængelige og at adgangen til platformen er beskyttet imod uvedkommende adgang samt at oplysninger der transmitteres så vidt det er muligt beskyttes.
Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etableret det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.
Databehandleren skal dog – under alle omstændigheder og som minimum – gennemføre følgende foranstaltninger, som er aftalt med den dataansvarlige:
- Brugere af Frame platformen har kun adgang egne data og data nødvendige for udførelse af deres opgaver.
- Alle passwords der registreres i platformen lagres og transmitteres i enten krypteret form eller ved erstatning med en hash-kode.
- Al kommunikation mellem brugere og Frames system krypteres via. https-protokollen.
- Frames platform anvender et verificeret certifikat.
- Adgangen til persondata begrænses til kun at være mulig for nødvendigt personale hos databehandleren.
- Databehandlerens eget personale får kun adgang til persondata via personlige adgangskoder eller nøgler.
- Data opbevares på Amazon Web Services (AWS) sikrede cloud-platforme i EU.
C.3 Bistand til den dataansvarlige
Databehandleren skal så vidt muligt – inden for det nedenstående omfang og udstrækning – bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2 ved at gennemføre følgende tekniske og organisatoriske foranstaltninger:
I forbindelse med den dataansvarliges oplysningspligt vil systemet have mulighed for at vise en tekst til nye brugere. Denne tekst udarbejdes af den dataansvarlige og det er den dataansvarliges ansvar selv at sørge for at denne er korrekt.
Såfremt databehandleren modtager anmodninger fra de registrerede om f.eks. indsigt, berigtigelse, sletning eller andre anmodninger sendes disse videre til den dataansvarlige. Den dataansvarlige vil i mange tilfælde derefter selv kunne behandle anmodningen. Hvis det er nødvendigt, vil databehandleren på instruks assistere den dataansvarlige med behandlingen af anmodninger såfremt den dataansvarlige beder om dette skriftligt.
C.4 Opbevaringsperiode/sletterutine
Personoplysninger opbevares indtil den dataansvarlige anmoder om sletning af individuelle data eller indtil aftalen om levering af tjenesten opsiges.
Ved ophør af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, skal databehandleren slette personoplysningerne i overensstemmelse med bestemmelse 11.1, medmindre den dataansvarlige – efter underskriften af disse bestemmelser – har ændret den dataansvarlige oprindelige valg. Sådanne ændringer skal være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, i tilknytning til bestemmelserne.
Personoplysninger i CRM-, abonnementsstyrings- og regnskabssystemer slettes på forlangende, såfremt aftaleforholdet er afsluttet.
C.5 Lokalitet for behandling
Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end følgende:
- Indenfor EU
C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande
C.7 Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren
Der er enighed mellem parterne om, at der ikke er behov for eksterne revisionserklæringer. Den dataansvarlige kan dog en gang årligt bede databehandleren om en erklæring om vedrørende databehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.
Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige har herudover adgang til at foretage inspektioner, herunder fysiske inspektioner, med lokaliteterne hvorfra databehandleren foretager behandling af personoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen. Sådanne inspektioner kan gennemføres, når den dataansvarlige finder det nødvendigt.
Den dataansvarliges eventuelle udgifter i forbindelse med en fysisk inspektion afholdes af den dataansvarlige selv. Databehandleren er dog forpligtet til at afsætte de ressourcer (hovedsageligt den tid), der er nødvendig(e) for, at den dataansvarlige kan gennemføre sin inspektion.
C.8 Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af personoplysninger, som er overladt til underdatabehandlere
Databehandleren skal 1 gang årligt for egen regning indhente dokumentation for underdatabehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.
Der er enighed mellem parterne om, at følgende typer af dokumentation, erklæringer eller rapporter kan anvendes i overensstemmelse med disse bestemmelser:
- Underdatabehandlers egne erklæringer vedrørende overholdelse af databeskyttelsesforordningen og informationssikkerhed.
- Auditrapporter eller revisionserklæring vedrørende overholdelse af databeskyttelsesforordningen og informationssikkerhed udført af uafhængig tredjepart.
Bilag D – Parternes regulering af andre forhold
Andre forhold reguleres i parternes aftale om levering af tjenesten.
[1] Henvisninger til ”medlemsstat” i disse bestemmelse skal forstås som en henvisning til ”EØS medlemsstater”.