Databehandleraftale

Standardkontraktsbestemmelser

(januar 2020 – rev Openframe september 2026)

i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysninger

mellem

Kunden

herefter ”den dataansvarlige”

og

Openframe ApS
CVR 42049581
Nannasgade 28,
2200 København N
Danmark

herefter ”databehandleren”

der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”

HAR AFTALT følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder

Indhold

2. Præambel

3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser

4. Databehandleren handler efter instruks

5. Fortrolighed

6. Behandlingssikkerhed

7. Anvendelse af underdatabehandlere

8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer

9. Bistand til den dataansvarlige

10. Underretning om brud på persondatasikkerheden

11. Sletning og returnering af oplysninger

12. Revision, herunder inspektion

13. Parternes aftale om andre forhold

14. Ikrafttræden og ophør

15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren

16. Honorering for assistance under denne aftale

Bilag A – Oplysninger om behandlingen

Bilag B – Underdatabehandlere

Bilag C – Instruks vedrørende behandling af personoplysninger

Bilag D – Parternes regulering af andre forhold

2. Præambel

Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).

I forbindelse med leveringen af Openframes SaaS-platform og tilknyttede ydelser efter parternes hovedaftale behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.

Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne. Kommercielle vilkår, herunder vederlag, opsigelse og ansvarsbegrænsning, reguleres i hovedaftalen og Bilag D, forudsat at de ikke strider imod disse Bestemmelser eller forringer de registreredes rettigheder.

Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.

Bilag A – indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.

Bilag B – indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.

Bilag C – indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.

Bilag D – indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke er omfattet af Bestemmelserne.

Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.

Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.

3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser

Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret¹ og disse Bestemmelser.

Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.

Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage. Den dataansvarlige er endvidere ansvarlig for at oplyse de registrerede og for indholdet af de personoplysninger, som den dataansvarlige og dennes brugere indlægger i platformen, jf. Bilag D.

4. Databehandleren handler efter instruks

Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser. En efterfølgende instruks, som indebærer ændring af platformens standardfunktionalitet, sikkerhedsniveau eller underdatabehandlere, er kun bindende, hvis databehandleren har accepteret den skriftligt. Databehandleren kan betinge accept af rimeligt merhonorar og gennemførelsestid, jf. § 16 og Bilag D.

Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret. Databehandleren er indtil nærmere skriftlig afklaring fra den dataansvarlige berettiget til at undlade at gennemføre den omtvistede instruks, uden at dette udgør misligholdelse.

5. Fortrolighed

Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.

Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

6. Behandlingssikkerhed

Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici. Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:

• Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger

• Evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester

• Evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse

• En procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.

Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.

Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32. Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C. Databehandleren er ikke forpligtet til at gennemføre yderligere foranstaltninger, som ændrer den aftalte ydelse eller medfører urimelige omkostninger, medmindre parterne er enige herom, og den dataansvarlige afholder de dermed forbundne omkostninger.

7. Anvendelse af underdatabehandlere

Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).

Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.

Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 14 dages varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B. Retsvirkningen af en indsigelse er udtømmende reguleret i Bilag B.2.

Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige. Databehandleren kan sløre eller undlade kommercielle vilkår og sikkerhedsoplysninger, der er underlagt tavshedspligt over for underdatabehandleren, forudsat at det databeskyttelsesretlige indhold fremgår.

Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den dataansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for underdatabehandlere, som f.eks. gør den dataansvarlige i stand til at instruere underdatabehandleren i at slette eller tilbagelevere personoplysningerne. Forpligtelsen gælder, i det omfang den pågældende underdatabehandlers standardvilkår gør en sådan tredjemandsklausul praktisk mulig. Hvor underdatabehandleren er en hyperscale cloud-udbyder, hvis vilkår ikke tillader begunstiget tredjemand, er databehandlerens pligt begrænset til at sikre et kontraktforhold, der i øvrigt opfylder artikel 28, stk. 4.

Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.

8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer

Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.

Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.

Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:

• Overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation

• Overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland

• Behandle personoplysningerne i et tredjeland

Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.

Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.

9. Bistand til den dataansvarlige

Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III. Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

• oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede

• oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede

• indsigtsretten

• retten til berigtigelse

• retten til sletning (”retten til at blive glemt”)

• retten til begrænsning af behandling

• underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling

• retten til dataportabilitet

• retten til indsigelse

• retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering

I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3, bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:

• den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder

• den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder

• den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)

• den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.

Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2. Bistand, der går ud over platformens almindelige selvbetjeningsfunktioner, honoreres efter § 16, medmindre bistanden alene skyldes databehandlerens misligholdelse af disse Bestemmelser.

10. Underretning om brud på persondatasikkerheden

Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.

Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 24 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.

I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:

• karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger

• de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden

• de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.

Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.

11. Sletning og returnering af oplysninger

Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige og bekræfte over for den dataansvarlig, at oplysningerne er slettet medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne. Den dataansvarlige har forud for sletning adgang til at eksportere oplysninger som angivet i Bilag C.4. Databehandleren er ikke forpligtet til at tilbagelevere oplysninger i et andet format eller ved manuel udtrækning, medmindre parterne aftaler det, og den dataansvarlige afholder omkostningerne efter § 16.

12. Revision, herunder inspektion

Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.

Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmere angivet i Bilag C.7. og C.8.

Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.

13. Parternes aftale om andre forhold

Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.

14. Ikrafttræden og ophør

Bestemmelserne træder i kraft på det tidligste af følgende tidspunkter: (a) den dataansvarliges accept af hovedaftalen, hvortil disse Bestemmelser er bilag, (b) den dataansvarliges skriftlige accept af Bestemmelserne, eller (c) den dataansvarliges første ibrugtagning af platformen. Ibrugtagning udgør accept af Bestemmelserne.

Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.

Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.

Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftlig varsel af begge parter.

15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren

Den Dataansvarlige (Kunden) skal oplyse kontaktperson ved aftalens opstart. Indtil andet er meddelt, kan databehandleren rette henvendelse til den kontaktperson, der er anført i hovedaftalen eller den administratorbruger, den dataansvarlige har udpeget i platformen.

Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersoner.

Kontakt til Databehandleren kan ske til følgende:

Navn: Jesper Ring

Stilling: CEO

Telefonnummer: +45 5077 8840

E-mail: jr@openframe.org / info@openframe.org

16. Honorering for assistance under denne aftale

Databehandleren er berettiget til særskilt honorering efter medgået tid for assistance og bistand, som ikke indgår i den almindelige drift og vedligeholdelse af platformen, herunder i relation til §§ 6.3, 7, 9, 10, 11 og 12 samt Bilag C.3, C.4, C.7 og C.8. Honoraret beregnes efter databehandlerens til enhver tid gældende konsulentsatser, dog mindst én time pr. anmodning, medmindre parterne har aftalt andet i hovedaftalen.

Databehandleren honoreres ikke for bistand, der alene er nødvendiggjort af databehandlerens misligholdelse af disse Bestemmelser, herunder underretning om brud på persondatasikkerheden, som databehandleren selv har forårsaget.

Anmodninger, der skønnes at overstige to timers arbejde, kan databehandleren betinge af forudgående skriftlig accept af et overslag. Udebliver accepten, er databehandleren ikke forpligtet til at udføre arbejdet, bortset fra det, som databeskyttelsesforordningen ufravigeligt kræver.

Bilag A – Oplysninger om behandlingen

A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige

Formålet er at levere Openframes SaaS-platform og tilknyttede ydelser, så den dataansvarlige kan indsamle, opbevare, strukturere, vurdere, beregne, dokumentere, dele og rapportere oplysninger om byggeprojekter, bygninger, porteføljer og bæredygtighedsforhold, herunder (men ikke udtømmende) certificering, ESG- og taksonomirapportering samt opfølgning i drift, på den dataansvarliges instruks.

A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)

Behandlingen består i hosting, lagring, visning, søgning, logning, adgangsstyring, beregning, eksport, notifikation og videregivelse til brugere, som den dataansvarlige har givet adgang, samt teknisk support efter anmodning. Behandlingen sker i et multi-tenant-miljø, hvor den dataansvarliges data logisk adskilles fra andre kunders data.

A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede

Almindelige personoplysninger, i det omfang de indgår i platformen, typisk:

a) Bruger- og profiloplysninger: navn, e-mail, telefon, titel, organisation, rolle og adgangsrettigheder.

b) Projekt-, bygnings- og porteføljeoplysninger, som brugerne indlægger, herunder dokumentation, vurderinger, beregningsgrundlag, kommentarer og fritekst.

c) Tekniske logoplysninger knyttet til brugen af platformen: tidspunkter, handlinger, brugeridentitet og i relevant omfang IP-adresse og browseroplysninger, i det omfang de behandles for at levere og sikre tjenesten på den dataansvarliges vegne.

Behandlingen er ikke tilsigtet at omfatte CPR-numre, oplysninger om straffedomme eller særlige kategorier af personoplysninger efter art. 9. Hvis sådanne oplysninger alligevel indlæses, gælder Bilag C.1 og D.3.

A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede

a) Medarbejdere, konsulenter og øvrige brugere hos den dataansvarlige.

b) Personer hos den dataansvarliges samarbejdspartnere, som den dataansvarlige inviterer, herunder (men ikke udtømmende) rådgivere, entreprenører, FM-leverandører, certificeringsorganer, investorer og myndighedskontakter.

c) Øvrige fysiske personer, hvis oplysninger den dataansvarlige eller dennes brugere indlægger i dokumenter eller fritekst. Databehandleren har ingen pligt til at identificere sådanne personer.

A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed

I hovedaftalens løbetid og derefter i den periode, der følger af Bilag C.4, herunder backup-cyklus og eventuel lovpligtig opbevaring.

Bilag B – Underdatabehandlere

B.1. Godkendte underdatabehandlere

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdatabehandlere

Underdatabehandlere, der alene behandler personoplysninger, hvor Openframe er selvstændig dataansvarlig (f.eks. CRM, fakturering, produktanalyse og Openframes eget IT-driftmiljø), er ikke underdatabehandlere efter disse Bestemmelser, jf. Bilag D.1.

Databehandleren kan opdatere listen i overensstemmelse med B.2. En til enhver tid gældende liste kan tillige stilles til rådighed i platformen eller på databehandlerens anviste URL.

B.2. Varsel og indsigelse mod underdatabehandlere

Databehandleren underretter den dataansvarlige skriftligt, herunder pr. e-mail til den oplyste kontaktperson eller via meddelelse i platformen, mindst 14 dage før ibrugtagning af en ny eller udskiftet underdatabehandler.

Den dataansvarlige kan alene gøre indsigelse, hvis indsigelsen er skriftlig, begrundet i databeskyttelsesretlige forhold af konkret og saglig karakter, og indsigelsen er kommet frem inden fristens udløb. Manglende indsigelse udgør godkendelse.

En rettidig indsigelse forpligter ikke databehandleren til at undlade ibrugtagning. Databehandleren vil i god tro drøfte indsigelsen. Kan databehandleren ikke imødekomme indsigelsen uden urimelig omkostning, forsinkelse eller forringelse af tjenesten, er den dataansvarliges eneste beføjelse at opsige hovedaftalen med 30 dages skriftligt varsel, uden krav på erstatning, godtgørelse eller tilbagebetaling af allerede forfaldne eller forudbetalte ydelser for den indeværende periode. Databehandleren er ikke erstatningsansvarlig for, at en underdatabehandler tages i brug efter varslet.

Udskiftning af en underdatabehandler til en koncernforbundet enhed eller til en leverandør, der varetager samme funktion inden for EØS med tilsvarende garantier, kan varsles med 7 dage.

Bilag C – Instruks vedrørende behandling af personoplysninger

C.1. Behandlingens genstand/instruks

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:

Databehandleren leverer den digitale SaaS-platform Openframe, herunder modulerne Openframe Build, Openframe In Use Openframe Portfolio og øvrige moduler, som den dataansvarlige til enhver tid abonnerer på. Platformen anvendes til håndtering af processer, kommunikation, vurderinger, beregninger, certificering, ESG- og taksonomidokumentation samt øvrig dokumentation på baggrund af de data, som den dataansvarlige og dennes inviterede brugere uploader og inddaterer.

Dataansvarlige inviterer selv brugere fra egen og andre organisationer til hvert projekt, bygning eller portefølje, og opfordrer hver bruger til at arbejde med de aftalte data. Den dataansvarlige er i den forbindelse ansvarlig for at instruere alle brugere i forhold til, hvordan data skal behandles, hvilke data der må uploades og bearbejdes samt med hvem de må deles.

Den dataansvarliges brugere tilgår selv platformen via en browser og egne brugernavne og adgangskoder, hvorfor databehandler ikke egenhændigt tilgår projektdata medmindre den dataansvarlige eller den dataansvarliges inviterede brugere anmoder herom via Openframe ApS’ supportfunktion. Databehandleren må endvidere tilgå data i det omfang det er nødvendigt for at levere, drifte, fejlrette og sikre platformen, herunder ved sikkerhedshændelser, samt for at overholde lovkrav. Sådan adgang logges, hvor det er teknisk og proportionalt muligt.

Personoplysninger

Data kan være i form af profiloplysninger for hver bruger, uploadede dokumenter og filer samt inddateringer i fritekstfelter.

Profiloplysninger

For hver bruger registreres som minimum e-mailadresse, der anvendes som brugernavn. Dette brugernavn må ikke ændres, da det er den dataansvarliges ønske at kunne identificere en brugers handlinger i hvert projekt. Derudover kan en bruger på frivillig basis oplyse navn, telefonnummer, adresse, titel og organisation/virksomhed.

Det er den dataansvarlige, der instruerer brugerne i korrekt håndtering af disse personoplysninger. I rapporter og i logfiler skal brugeren kunne identificeres ved mailadresse (eller ved navn hvis indtastet), således det registreres, hvem der har foretaget den konkrete inddatering eller handling.

Øvrige profiloplysninger skal være tilgængelige for andre brugere i et konkret projekt eller for den dataansvarliges ansatte med rettigheder hertil, men skal kunne slettes eller ændres, hvis brugeren måtte ønske dette.

En brugers kontakt- og profiloplysninger slettes i produktionsmiljøet uden unødig forsinkelse efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, typisk ved henvendelse til info@openframe.org. Databehandleren kvitterer for sletningen pr. e-mail. Navn og e-mail kan fortsat fremgå af projektets historik og log, så handlinger kan henføres i projektets levetid. Disse registreringer slettes først, når projektet slettes efter C.4.

Uploadede dokumenter og filer

Brugerne kan frit uploade dokumenter og filer, og det er den dataansvarlige, der instruerer brugerne i korrekt håndtering af personoplysninger i den forbindelse. Brugerne må ikke selv kunne slette uploadede dokumenter og filer, da disse af dokumentationshensyn skal være tilgængelige i projektet, men den dataansvarlige kan instruere databehandler om sletning af specifikke dokumenter og filer.

Uploadede dokumenter, filer og øvrige projektdata slettes, når projektet slettes efter C.4. Den dataansvarlige kan tillige instruere databehandleren om sletning af specifikke dokumenter og filer.

Inddatering i fritekstfelter

Brugerne kan frit indskrive personoplysninger i fritekstfelter i platformen. Det er den dataansvarlige, der instruerer brugerne i korrekt håndtering af personoplysninger i den forbindelse. Brugerne skal via projektets udpegede administrator eller tilsvarende rolle selv kunne slette og ændre tekst i fritekstfelter, således den nye/rettede tekst vises i rapporterne fremadrettet fra rettelsestidspunktet. Inddateringer skal fortsat kunne ses af logfiler.

Input i fritekstfelter slettes, når projektet slettes efter C.4, medmindre den dataansvarliges administrator forinden har ændret eller slettet teksten i platformen. Historik og logfiler følger C.4.

Særlige kategorier af personoplysninger

Openframe ApS skal ikke håndtere særlige kategorier af personoplysninger for den dataansvarlige. Den dataansvarlige er ansvarlig for at instruere inviterede brugere i korrekt håndtering af personoplysninger. Den dataansvarlige indestår for, at der ikke indlæses CPR-numre, særlige kategorier eller oplysninger om straffedomme, medmindre parterne har indgået et skriftligt tillæg herom. Overtrædes dette, må databehandleren uden ansvar slette eller spærre de pågældende oplysninger og/eller den pågældende fil.

Opdateringer til platformen

Databehandleren instrueres i at oplyse den dataansvarlige og brugerne om nye features/opdateringer af platformen, der kan have betydning for, hvilke data der behandles og hvordan data behandles. Denne orientering skal ske gennem fx mails til brugerne. Alle brugere skal oplyses om dette forhold via en brugeraftale, når de opretter deres profil på platformen.

Databehandleren skal have formelle procedurer til sikring af, at opdateringer bliver vurderet og implementeret inden for rimelig tid.

For kritiske sikkerhedsopdateringer skal databehandleren have procedurer, der sikrer at disse – så vidt muligt – kan gennemføres inden for 48 timer.

Kunstig intelligens og automatiseret behandling

Databehandleren må anvende automatiseret behandling, herunder maskinlæring og AI-funktionalitet, der indgår i den aftalte ydelse, udelukkende for at levere, sikre og forbedre de funktioner, den dataansvarlige har adgang til. Kundens personoplysninger må ikke anvendes til at træne generelle eller tredjepartsmodeller. Aggregerede og irreversibelt anonymiserede oplysninger må anvendes til produktudvikling, jf. Bilag D.5.

C.2. Behandlingssikkerhed

Sikkerhedsniveauet skal afspejle:

At tjenesten behandler personoplysninger. Tjenesten skal leveres med et sikkerhedsniveau som minimerer risici for at personoplysninger kan misbruges eller at de registrerede på anden vis får krænket deres rettigheder. Behandlingen vedrører dog kun få personoplysninger om de registrerede, og den samlede mængde af personoplysninger er begrænset. Der indsamles ikke oplysninger i særlige kategorier, oplysninger om strafferetsdomme eller oplysninger som f.eks. CPR-numre. Endvidere vurderes det at de indsamlede oplysninger kun i meget begrænset grad vil kunne misbruges. Det er vigtigt at personoplysninger ikke er frit tilgængelige og at adgangen til platformen er beskyttet imod uvedkommende adgang samt at oplysninger der transmitteres så vidt det er muligt beskyttes.

Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etableret det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.

Databehandleren skal dog – under alle omstændigheder og som minimum – gennemføre følgende foranstaltninger, som er aftalt med den dataansvarlige:

• Brugere af Openframe platformen har kun adgang til egne data og data nødvendige for udførelse af deres opgaver.

• Alle passwords der registreres i platformen lagres og transmitteres i enten krypteret form eller ved erstatning med en hash-kode.

• Al kommunikation mellem brugere og Openframes system krypteres via. https-protokollen. (TLS)

• Openframes platform anvender et verificeret certifikat.

• Adgangen til persondata begrænses til kun at være mulig for nødvendigt personale hos databehandleren.

• Databehandlerens eget personale får kun adgang til persondata via personlige adgangskoder eller nøgler.

• Data opbevares på Google Cloud eller Amazon Web Services (AWS) sikrede cloud-platforme i EU.

• Data i hvile krypteres hos cloud-underdatabehandleren med dennes standardkryptering.

• Der tages sikkerhedskopier efter databehandlerens backuppolitik. Sikkerhedskopier opbevares inden for EØS, medmindre C.6 finder anvendelse.

• Databehandleren anvender adgangsstyring efter need-to-know, og multifactor-autentifikation stilles til rådighed, hvor funktionen indgår i den aftalte ydelse.

Yderligere foranstaltninger, som den dataansvarlige måtte ønske ud over ovenstående, er kun gældende, hvis de er skriftligt aftalt, og den dataansvarlige afholder meromkostningen.

C.3 Bistand til den dataansvarlige

Databehandleren skal så vidt muligt – inden for det nedenstående omfang og udstrækning – bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2 ved at gennemføre følgende tekniske og organisatoriske foranstaltninger:

I forbindelse med den dataansvarliges oplysningspligt vil systemet have mulighed for at vise en tekst til nye brugere. Denne tekst udarbejdes af den dataansvarlige og det er den dataansvarliges ansvar selv at sørge for at denne er korrekt.

Såfremt databehandleren modtager anmodninger fra de registrerede om f.eks. indsigt, berigtigelse, sletning eller andre anmodninger sendes disse videre til den dataansvarlige. Den dataansvarlige vil i mange tilfælde derefter selv kunne behandle anmodningen. Hvis det er nødvendigt, vil databehandleren på instruks assistere den dataansvarlige med behandlingen af anmodninger såfremt den dataansvarlige beder om dette skriftligt.

Den dataansvarlige skal i videst muligt omfang anvende platformens selvbetjening. Databehandlerens manuelle bistand honoreres efter § 16.

Ved brud på persondatasikkerheden stiller databehandleren de oplysninger til rådighed, som databehandleren rimeligt råder over, og som er nødvendige for den dataansvarliges anmeldelse efter art. 33, stk. 3. Databehandleren er ikke forpligtet til at foretage den dataansvarliges risikovurdering eller anmeldelse til Datatilsynet.

C.4 Opbevaringsperiode/sletterutine

Personoplysninger i produktionsmiljøet slettes efter følgende regler, som udgør den dataansvarliges instruks om sletning:

a) Efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige slettes de anviste personoplysninger, brugerprofiler og/eller projekter i produktionsmiljøet uden unødig forsinkelse (umiddelbar sletning).

b) Et projekt slettes automatisk tre måneder efter, at den dataansvarlige har afsluttet projektet, medmindre den dataansvarlige forinden har givet anden dokumenteret instruks.

c) Et projekt slettes endvidere automatisk, når den dataansvarlige ikke har betalt for platformen/servicen i tre sammenhængende måneder, eller tre måneder efter ophør af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, medmindre den dataansvarlige forinden har givet anden dokumenteret instruks.

Ved ophør af tjenesten skal databehandleren slette personoplysningerne i overensstemmelse med bestemmelse 11.1 og dette C.4, medmindre den dataansvarlige – efter underskriften af disse bestemmelser – har ændret det oprindelige valg fra sletning til tilbagelevering. Sådanne ændringer skal være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, i tilknytning til bestemmelserne. Ændring fra sletning til tilbagelevering kan kun ske, hvis databehandleren accepterer det, og den dataansvarlige afholder omkostningerne.

Den dataansvarlige har frem til sletning i produktionsmiljøet adgang til at eksportere egne data via platformens eksportfunktion, i det omfang funktionen stilles til rådighed.

Efter sletning i produktionsmiljøet kan data i en periode genskabes ud fra projektbackup. Backup opbevares i 14 dage på platform.openframe.org og i 30 dage på app.openframe.org. På platform.openframe.org omfatter de 14 dage syv dages løbende (point-in-time) backup ved aktiviteter og yderligere syv dage med daglig backup. På app.openframe.org tages projektbackup dagligt ved aktivitet på projektet. Når en brugerprofil er slettet, indeholder efterfølgende backups ikke den slettede profil. Når backupperioden er udløbet, er personprofiler og øvrige personoplysninger slettet fra platformen og kan ikke genskabes, medmindre længere opbevaring følger af lov.

Databehandleren må opbevare anonymiserede og aggregerede oplysninger uden tidsbegrænsning. Oplysninger, som databehandleren behandler som selvstændig dataansvarlig, jf. Bilag D.1, er ikke omfattet af denne sletterutine.

Bekræftelse af sletning sker ved databehandlerens skriftlige erklæring pr. e-mail på anmodning, typisk udsendt af supportteamet. Databehandleren er ikke forpligtet til at udlevere sletningslogs ud over, hvad der er proportionalt.

C.5 Lokalitet for behandling

Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end følgende:

Inden for EØS, herunder databehandlerens lokaliteter i Danmark og underdatabehandleres datacentre i EU/EØS som anført i Bilag B. Fjernsupport og administration må ske fra lokaliteter inden for EØS. Eventuel behandling i tredjeland må alene ske efter C.6.

C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande

Den dataansvarlige instruerer databehandleren om, at personoplysninger som udgangspunkt behandles i EØS som angivet i C.5.

Den dataansvarlige instruerer endvidere databehandleren om, at overførsel til tredjeland må finde sted, når det er nødvendigt for at levere tjenesten eller anvende en godkendt underdatabehandler, herunder ved koncernintern support, fejlretning eller underleverancer hos cloud-udbyderen, forudsat at overførslen sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V. Overførselsgrundlaget er, efter omstændighederne: (a) en gyldig adequacy-afgørelse, herunder EU-U.S. Data Privacy Framework for certificerede organisationer, (b) EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (gennemførelsesafgørelse (EU) 2021/914) med eventuelle nødvendige tillægsforanstaltninger, eller (c) et andet gyldigt grundlag efter kapitel V.

Den dataansvarlige giver hermed dokumenteret instruks til sådanne overførsler til de i Bilag B anførte underdatabehandlere og disses underleverandører. Databehandleren skal på anmodning oplyse, hvilket overførselsgrundlag der konkret anvendes. En transfer impact assessment, som databehandleren eller underdatabehandleren har udarbejdet, stilles til rådighed i det omfang den findes og kan udleveres uden brud på tavshedspligt.

C.7 Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren

Tilsyn sker primært ved, at databehandleren én gang pr. 12 måneder på skriftlig anmodning stiller en af følgende til rådighed, efter databehandlerens valg: (a) databehandlerens skriftlige egenerklæring om overholdelse af disse Bestemmelser, (b) besvarelse af et rimeligt sikkerhedsspørgeskema, eller (c) en eksisterende tredjepartserklæring eller certificering (f.eks. D-Mærket, ISAE 3000, ISAE 3402, SOC 2 eller ISO 27001), i det omfang en sådan foreligger for de relevante ydelser. Databehandleren er ikke forpligtet til at lade udarbejde en ny ekstern revisionserklæring for den dataansvarliges regning eller egen regning, medmindre parterne særskilt aftaler det.

Fysisk eller logisk inspektion hos databehandleren kan alene kræves, hvis den fremlagte dokumentation efter C.7, 1. afsnit, er åbenbart utilstrækkelig, eller hvis der foreligger konkret og begrundet mistanke om væsentlig misligholdelse. Inspektion kan højst gennemføres én gang pr. 12 måneder, med mindst 30 dages skriftligt varsel, inden for databehandlerens almindelige åbningstid, og alene af den dataansvarlige eller en uafhængig revisor, der ikke er konkurrent til databehandleren. Inspektionen må ikke give adgang til andre kunders oplysninger, databehandlerens øvrige forretningshemmeligheder ud over det nødvendige, eller underdatabehandleres datacentre. Databehandleren kan kræve fortrolighedserklæring.

Den dataansvarlige afholder egne omkostninger samt databehandlerens medgåede tid og eksterne omkostninger efter § 16. Databehandleren afsætter rimelig tid, dog højst én arbejdsdag pr. 12 måneder, medmindre andet aftales.

C.8 Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af personoplysninger, som er overladt til underdatabehandlere

Databehandleren skal 1 gang årligt for egen regning indhente dokumentation for underdatabehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.

Der er enighed mellem parterne om, at følgende typer af dokumentation, erklæringer eller rapporter kan anvendes i overensstemmelse med disse bestemmelser:

• Underdatabehandlers egne erklæringer vedrørende overholdelse af databeskyttelsesforordningen og informationssikkerhed.

• Auditrapporter eller revisionserklæring vedrørende overholdelse af databeskyttelsesforordningen og informationssikkerhed udført af uafhængig tredjepart.

For hyperscale cloud-underdatabehandlere (herunder Google Cloud og AWS) opfyldes pligten ved, at databehandleren indhenter eller henviser til underdatabehandlerens almindeligt tilgængelige SOC-, ISO- eller tilsvarende rapporter. Den dataansvarlige har ikke krav på fysisk inspektion hos underdatabehandlere eller på udlevering af rapporter, som underdatabehandleren ikke stiller til rådighed for sine kunder.

Bilag D – Parternes regulering af andre forhold

D.1. Roller og afgrænsning

Databehandleren behandler alene personoplysninger som databehandler, når oplysningerne indgår i den dataansvarliges konto i platformen som led i den aftalte ydelse (kundens indhold).

Openframe ApS er selvstændig dataansvarlig for behandling, hvor Openframe fastlægger formål og hjælpemidler, herunder: (a) oprettelse og administration af kundeforhold, kontrakt og fakturering, (b) brugeridentiteter i det omfang det er nødvendigt for at levere en multi-tenant SaaS-tjeneste, (c) informationssikkerhed, misbrugsforebyggelse og logning til Openframes egne formål, (d) produktanalyse, fejlretning, kapacitetsstyring og videreudvikling af platformen på grundlag af brugs- og telemetrioplysninger, og (e) Openframes lovpligtige bogføring og myndighedsrapportering. Sådan behandling er ikke underlagt disse Bestemmelser, men Openframes egen privatlivsinformation og gældende ret.

D.2. Den dataansvarliges garantier

Den dataansvarlige garanterer, at der foreligger et gyldigt behandlingsgrundlag, at de registrerede er oplyst i nødvendigt omfang, og at den dataansvarlige har ret til at overlade behandlingen til databehandleren. Den dataansvarlige er eneansvarlig for de personoplysninger, som den dataansvarlige og dennes brugere indlægger, og for den instruks, de giver øvrige brugere.

D.3. Ulovligt eller uforeneligt indhold

Databehandleren er ikke forpligtet til at gennemgå kundens indhold. Opdager databehandleren oplysninger, der strider imod C.1, disse Bestemmelser eller gældende ret, må databehandleren spærre eller slette de pågældende oplysninger og underrette den dataansvarlige uden, at dette udgør misligholdelse.

D.4. Erstatning og skadesløsholdelse

Mellem parterne er databehandlerens samlede erstatningsansvar efter disse Bestemmelser begrænset til det ansvarsloft, der følger af hovedaftalen. Er intet loft aftalt, er ansvaret begrænset til det vederlag, den dataansvarlige har betalt for platformen i de 12 måneder forud for den skadegørende handling. Ansvar for indirekte tab, driftstab, avancetab, tabt goodwill, den dataansvarliges egne bøder eller krav fra den dataansvarliges kunder er udelukket, i det omfang ufravigelig ret tillader det.

Intet i disse Bestemmelser begrænser de registreredes ufravigelige rettigheder efter databeskyttelsesforordningens artikel 79 og 82.

Den dataansvarlige skal skadesløsholde databehandleren for krav, bøder og omkostninger, som udspringer af den dataansvarliges instruks, manglende behandlingsgrundlag, manglende oplysning af registrerede, eller af personoplysninger, som den dataansvarlige eller dennes brugere har indlæst i strid med disse Bestemmelser.

D.5. Anonymiserede data og AI

Databehandleren må fremstille og anvende aggregerede og irreversibelt anonymiserede oplysninger til statistik, benchmarking, produktudvikling og markedsføring, forudsat at enkeltpersoner og den dataansvarlige ikke med rimelighed kan identificeres. Kundens personoplysninger må ikke anvendes til at træne generelle modeller eller tredjeparts-AI, medmindre den dataansvarlige har givet særskilt skriftlig instruks.

D.6. Yderligere instruks og ændring af ydelsen

Den dataansvarlige kan ikke ensidigt pålægge databehandleren nye behandlingsaktiviteter, certificeringer, lokaliteter eller sikkerhedskrav, som væsentligt ændrer den aftalte ydelse. Sådanne krav kræver skriftlig aftale og kan prissættes særskilt.

D.7. Fortrolighed om sikkerhedsdokumentation

Sikkerhedsspørgeskemaer, erklæringer, revisionsrapporter og øvrig dokumentation udleveret efter disse Bestemmelser er databehandlerens fortrolige oplysninger og må alene bruges til den dataansvarliges tilsyn. De må ikke videregives til tredjemand, bortset fra den dataansvarliges professionelle rådgivere under tavshedspligt eller tilsynsmyndighed.

D.8. Ændringer i bilag

Databehandleren kan opdatere Bilag B efter B.2 og kan løbende tilpasse tekniske og organisatoriske foranstaltninger, så længe beskyttelsesniveauet ikke væsentligt forringes. Øvrige ændringer af Bestemmelserne kræver enighed, jf. § 14.2, eller følger af ufravigelig ret.

D.9. Forholdet til hovedaftalen

Hovedaftalen regulerer leverancen, vederlag, opsigelse og øvrige kommercielle vilkår. Ved modstrid mellem hovedaftalen og disse Bestemmelser om databeskyttelse har Bestemmelserne forrang. Ved modstrid om kommercielle vilkår, herunder ansvarsloft, har hovedaftalen forrang, medmindre det ville stride imod ufravigelig databeskyttelsesret.